58企服行政賦能及產品解決方案

發布時間 :        匯編:王勇  |  閱讀:1012

為行政行業注入一汪清泉,為行政人發展賦能!

 演講嘉賓 | 王勇 58企服CEO 

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上午有嘉賓提到行政是給企業制造溫暖的人,企業有了行政之后,會變成一個溫暖的家。但是我們發現這些制造溫暖的人,卻沒有怎么得到溫暖,經過我們的觀察和調研,我們發現目前在社會上專門針對行政人的專業的平臺、媒體、組織和協會,是幾乎為零。發現這個現狀之后,我們希望能通過自己做一點點事情,為制造溫暖的人也制造溫暖。

所以下面進行今天的第一個發布,我們通過兩年的實踐,為行政人打造出了一個集內容、社交、工具三位一體的行政人成長平臺。具體而言,從內容層面,我們在過去兩年的時間內已經定向為行政輸出數百篇的干貨文章,而且建立了58企服行政家大講堂,定期的進行各種專題的推送,訂閱專欄,若干電子書等等。另外在線下,我們已經舉辦了50多場的線下活動,在活動現場有行政行業的大咖,進行專業的分享,來自全國各地的行政伙伴也有機會在一起更加順暢的交流和溝通。

到目前為止,社群已經有了超過10萬的行政用戶,行政粉絲,另外推出許許多多可以提高行政工作效率的工具,我想以后行政人的成長平臺會繼續順著內容、社交、工具三個方向繼續發展。以此平臺為基礎,我們在今天稍候流程中,會建立發起一個企業行政聯盟,真正建立起屬于行政人自己的社交圈和媒體圈,方便行政人在這里更便捷的交流以及獲得快速的成長。

剛才提到行政伙伴每天在社群里進行大量的溝通,會提出各種各樣的問題,經過我們的統計發現,一個最常被提起的問題是行政團隊的工作效率是如何提高。那么在回答這個問題之前,我們先看一下行政人都需要做哪些工作,這個不用贅述了,因為在很多嘉賓的PPT里已經提到了,我想這個屏幕雖然很大,但是羅列的這些內容是遠遠涵蓋不住行政人的所有工作的。面對如此繁多的工作,每種需求有沒有好的解決方式,行政這么多采購商品和服務的需求,能不能在一個平臺上得到解決,由此引申出來行政工作團隊效率能不能提高,所以下面要進行今天的第二個環節,為行政團隊打造的效率提升解決方案。

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我們是怎樣來提高行政的工作效率呢?我們對行政團隊的工作進行了拆解,把它拆解到八大板塊和超過五十個品類,這里包含了環境進化,安保服務,企業團膳,環境凈化,辦公支持,福利禮品,設備維養,綜合服務。經過兩年多的打磨,這些所有品類在58企服都能找到靠譜的供應商和靠譜的解決方案。另外改變的現狀,當我們今天需要一個企業保潔的時候,會尋找企業保潔的供應商,明天可能要做一面綠植墻,找一個綠植的供應商,后天研發部門搬到某個地方,需要找搬家的供應商。每次的需求都產生了每次的尋找和匹配。我們是接到行政的需求之后,我們會派客戶經理以及行業專家,甚至是行業專家談去全面的了解客戶在一段時間內的全方位的需求,通過需求的詳細了解,行業專家會給出完整的解決方案,從多次對接變成一次對接,多種品類。

另外已經實現了整個交易流程,服務交付流程和對賬流程以及評價流程。另外也做提升行政團隊的工作效率,我們做了一個辦公用品的申領系統,客戶的員工可以直接在這個系統里提交辦公用品的需求,經過企業內部審批之后,會直接發送到58企服的后臺,58企服會用更合理和高效的方式,把辦公用品直接送到企業員工手中。類似這種小工具,我們在不斷的研發之中,相信未來會有越來越多的工具,讓行政團隊的工作得到提效。我記得上午IFMA的張峰主席提出了一個觀點,就是隨著企業規模的不斷增大,對行政團隊的要求和規模是在不斷的提高的,也就是說企業做大了,會遇到更多的問題。在我們的實踐過程中,我們發現有很多集團性客戶找到我們,特別是一些高速發展的新經濟企業,他們的特點就是在全國有很多的地方要么是有辦公室,要么就有幾十個,上百個,上千個門店,甚至很多情況下,在兩三個月之內就要落地全國的業務,開幾百家不管是分公司,分支機構,還是門店,在這么短的時間內組建一支幾百上千人的行政團隊,對這樣的集團性客戶來講幾乎是不可能的,而且成本是巨高的。

所以辦公場所和門店去哪找供應商,找到供應商之后,如何管理,交付的構成,如此的不透明和分散,有沒有系統能幫它管理,所以我們針對集團客戶的痛點,即將做的第三個發布,也是今天最后的發布就是我們給集團客戶的整體解決方案,具體如下。

目前58企服已經在全國完成了大部分省市的布局,已經成立了七個大區,面向整個供應鏈體系和管理體系,已經可以覆蓋全國。另外大家知道如此分散的交付,是不可能僅僅靠人去實現的,所以我們自行研發一套ACE協同平臺,目前上線的功能有預算管控、財務流程、財務系統、審批系統、定單管理、工單管理,過程可視化管理等等,并且支持各個終端上的支持。

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我們過去在兩年時間內,考察了20萬以上的各個品類的供應商,最后選中了一萬家左右的供應商進入了我們供應商庫,大家可以算一下嚴選不到5%,這些供應商分布在全國各個省份,使我們對集團性客戶的集中,時間集中,而地域分散的需求提供了交付的可能性。另外也提到品類研究院對各個品類進行了深入的研究,引入各個行業內的優秀的專家,跟我們一起來制定各個品類的標準,并且進行嚴格的獎懲,還有定期的進行落地的培訓。剛才說的那些一定程度上解決了集團客戶多地分散式的,但是又要求統一標準的交付的過程,而且通過線下系統能把整個交易流程,包括過程管理起來。另外財務流程也是非常關鍵的,之前一個集團公司如果沒有總對總合作情況下,是各個分公司或者各個門店去單獨的在個體找供應商,然后每個分公司,每個門店跟當地的供應商進行結算,每個月光結算的工作量就會不小于五個工作日,這個是有數據支撐的。

但是通過跟58企服總對總合作,因為所有的交易的過程,全部是沉淀在線上的,到月底的時候會自動發送帳單,雙方一經確認之后,58企服開發票,把全國幾百個門店的所有服務結算完成。所以對集團總部來講是非常輕松的事情,至少能節約三到四天。另外我們始終相信科技是能改變行業的,我們也希望用科技賦能行業,所以我們云計算系統已經搭建完成,并且在不停的升級迭代之中。接下來我們會重點布局人工智能和物聯網,在圖象識別、人臉識別、智能設備和行政機器人等方面進行深耕,與業內非常優秀的合作伙伴一起打造更為智能的行政辦公體系,相信大家在門口看到一些行政機器人,這也是我們跟優秀的合作伙伴一起準備深耕的方向,我們希望未來有越來越多的智能設備進入每一個企業,為企業的行政團隊真正的減負增效。

綜上所述,經過過去兩年多的發展,我們初步建立起一套對行政人、行政團隊和集團客戶的賦能體系,當然賦能體系還有很大的提升空間,我們一直不遺余力的在做所有的升級和迭代工作。有了這套體系之后,我在這里想感謝三種類型的人,第一個是三萬家客戶,感謝他們給我們有機會落地我們的產品和服務體系,并且不斷的打磨。其次要感謝一萬多家供應商,是他們通過每天兢兢業業的工作,以及踏踏實實的落實每項服務標準,才能使得我們所想倡導的標準落地,當然也要感謝社區里十幾萬行政伙伴們,他們每天跟我們密切互動,給我們各種建議和意見,才能使我們前進方向更加明確。

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最后說一點情懷上的東西,我們是真心的希望能通過我們的一點努力,為行政行業注入一汪清泉,讓我們共同祝愿行政行業的未來更精彩,謝謝。

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