智能化時代,行政如何更好地為企業“降本增效”

發布時間 :        匯編:行未來 政發聲  |  閱讀:893

省錢和多辦事如何同時實現?圓桌論壇五位資深行政教你做!

 

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這次討論的話題是智能化時代,行政如何更好為企業做降本增效。說到降本增效,我覺得行政同行們一定心理非常有感觸,每年行政預算都是非常有限的,從業人員一方面要維護場地正常運轉,另一方面要給員工創造安全和舒適的環境。整個成本組成里,我相信對于房屋租賃,裝修資產這部分的投資是在整個成本占的比重非常非常之大,這塊也是未來要做降低成本的重點剖析,首先邀請吳總給我們帶來他們從專業的市場化的前瞻領域和智能化設計方面給我們帶來分享。

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今天的話題是說如何節約成本,我們分為硬成本和軟成本,前期不外乎就是租金和裝修的成本,大家會說從這個里面,作為行政如何去節約實際的投入,從我們的經驗來說,大家會把租賃協議簽完以后進行裝修,分成很細,從我們的角度來說,我們也會建議客戶對大樓進行盡職調查,比如大樓的空調系統,包括電力系統,包括結構的條件會直接影響到大家未來以后裝修成本的提升。如果在早期租賃談判的時候,沒有把基礎條款簽進去,在后期運營還有裝修,會直接導致后期裝修成本的上升。從我們這塊的建議來說,大家盡量要在早期選樓的時候,盡早考察,看中四到五個樓,每個樓條件怎么樣,這個大樓空調條件怎么樣,承重條件怎么樣,這些會導致未來裝修成本的不確定性,這是租賃階段,建議大家從技術的方向看租賃合同,而不是簡簡單單說租金、物業管理包括退租。

項目管理或者裝修這段時間有很多可以節約的成本,剛剛提到說實際業務可能會提五千平米的需求,實際需要多少,在前期的空間規劃上,我們建議盡早有些設計公司介入進來,告訴大家考慮靈活辦公,兩百人是否需要兩百個工位,每節約一平米,是非常多的租金,所以我們可以從空間上來盡量壓縮到底需要多少租賃面積。這是從空間規劃上。往后看,從裝修這塊,包括材料的選擇,還有前期時間節點的安排,包括裝修成本市場的均價怎么樣,現在不同的企業有不同的裝修標準,很愿意跟大家分享一下,一般中資企業比較低的裝修成本2000到3500塊錢一平米,4000—6000很多,像思科,六千網上很多是美資互聯網企業,也根據每個裝修的內容,可能有廚房,員工樓梯,健身房,這些會直接帶來裝修成本的變化。所以前期行政和上層匯報預算的時候,一定要精準,精準是直接告訴上層,我做這個事情,大概我的資本輸出是多少,因為這是一個硬費用,而且占整個生命周期最大的一塊,就是裝修這塊。

——吳清舟 CBRE項目管理部副董事 

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我想說在我20多年從業經歷里,服務永遠是主旋律,但是不是為某一個業務服務,而是為整個公司戰略目標服務。應該發揮更多的是組織、協調、控制和監督的作用,剛才講精算,也就是說所有的行政業務其實都是有機會去和商業平臺進行對接的,比如人力資源,比如法務,財務、知識產權,所有這些都是專業的門類,而且都是一個被充分商業化的專業,這個專業在市場上都是有明碼標價的。這些標價在企業里怎么用好,怎么實現價值的再現,這是非常重要的話題,這也決定了一個行政人在組織體系中的戰略定位。

我以前做人力資源的時候經常有人跟我說,人力資源要走上戰略圓桌,我的感覺這是不用說的,如果你不能走到戰略圓桌上去,說明你這個工作沒有做到位,你只有為戰略目標服務,才能實現所有業務管控,才能實現真正意義上的管控。平臺的角度,有十幾個門類,剛才我說的財務人力這些都是屬于行政范疇門類,如何做好估算,比如物業管理,所有物業服務包括餐飲,人力資源服務也可以一樣,評價的結果,最終我會實現一個內部價值確認,內部價值確認可能會要跟業務線做很多人的談判,跟他溝通,這個判斷重點一定會有分歧,而且一定會有博弈,但是最終結果要服從整個公司的集團管控目標,這個目標實現之后就可以把你的精算基礎和整個公司的預算結合起來。一旦預算方案確定,行政地位就決定了,意味著所有經費都可以通過你的服務獲得。這是一個點。一旦這個點確認之后,實際上意味著你開始進行整個職能后臺都在進行商業化運作,而不單單是一個純服務性的東西。

——楊晶濤 漢王科技行政副總裁 

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針對于降本增效這件事,從行政管理者的角度來講,我認為要站的高,看的遠,為什么這么說?之前專家分析過,行業不景氣,老板給你一個要求說我們是不是要擴充一萬平米的面積,基于你對行業的分析和同業的分析,你認為這種需求在這個時候爆發出來,是不是應該支持老板的想法。在我曾經從業的公司,我們拿2500平米的辦公室,這個辦公室是當地招商部門免了三年租期。我們發現如果在北京的地擴充500平米面積,十年下來才花五百萬,我三年雖然政府給我補貼了五百萬,但是我在上面花的裝修費,還有物業費,加在一起超過一千萬。大家都能把這個賬算的很細。

再有一個大家說降本增效,你們要梳理一下,看看是不是真的所有的行政費用是真實的行政費用,有沒有把其他人的項目放在你們表上。大家經常會做一些項目工作,包括招標工作,很多情況下我們看效率比的。另外一個行政人員自身的專業性要強,有可能做這件事,我之前沒有接觸過,關鍵在于你有沒有學習和同行做交流,了解行業的特點到底是什么,或者這個產品的特征是什么,一定要沉淀下去。

——王勇 22年資深行政 

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在初創公司,并不像大家想的那樣,需要很強的流程性或者制度化的東西來考核,更多是不是你具有應急的解決問題的能力,這個是初創公司老板對于行政的要求,因為他也不太需要你做很多采購制度或者固定資產制度,完善企業的系統。但實際上,行政工作在初創公司,更注重的是解決一些實際的問題,當然有的時候會發現這些問題并不往往是行政方面的,由于公司比較小,有可能會碰到一些像市場或者是人力,或者是政府關系的工作。

各個公司對行政其實都有自己不同的需求,你怎么能夠調整好自己的工作方向,在你現在的領域能把行政工作做好,是每個行政人應該思考的問題。從減效來說,大家說數據或者行政工作的東西,我想說如果是領導者,到一個新的企業,是否可以很好把自己本部門的架構,包括行政的工作內容能細分好,切實的發現行政目前為止整個部門的問題,也是首當其沖的事。

——李瑤 前36氪行政總監 

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說到降本增效,這是一個非常大的問題,成本分很多種,有顯性的,也有隱性的,包括還有機動的成本,某些事情做的不好產生的反彈,產生跟員工溝通失敗,行政人在成本降低的維度上,我覺得包括從工作模塊開始,從場地的建設,自己的運營,對自己職能的定位,以及貢獻自己的價值,有很多可以做的空間的。

——周磊 軟通動力行政總監 

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