一個行政的成長史:一路繁花一路坎坷

發布時間 :        匯編:陳慧琳  |  閱讀:830

以人為本,服務至上,真誠用心,靜待花開

 演講嘉賓 | 陳慧琳 閱文集團行政總監 

 

從業15年間,我挑選了4個比較有代表性的節點來與大家分享一下。

我剛進入起點中文網時,整個起點團隊是11個人,我作為唯一的行政文員負責起點團隊跟當時公司其他部門之間的對接;而日常主要的工作就是在跑流程,所謂“跑流程”就是用腳步行走在各部門之間處理業務流轉審批的行政工作,03年的時候諸如OA這樣的辦公系統還未普及,所有的文件審批是紙面的,每個環節的審批是需要到各部門所在辦公區域找各分管領導簽字的,伴隨著辦公系統的不斷發展和升級,我們有了OA以及各種信息化辦公平臺,辦公工作效率也日新月異,同時相對行政提出了不斷學習和進步的要求;但是當年那些紙質流程單的工作單據,至今還留存在我辦公室的倉庫里面,無論這些年來,搬過多少次家,即便知道這些流程單據已經沒有任何作用了,我還是會把它們放置在倉庫的角落里,因為它們記錄了我曾經一步步走來的痕跡,它告訴我行政工作沒有捷徑,只有依靠不斷的學習和累計,也是這一箱箱的資料伴隨著我的慢慢行政之路。

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2008年,原盛大文學成立,旗下涵蓋了包含起點中文網在內的多家原創文學網站和圖書出版機構,在03年到08年的5年間,隨著整個網絡文學行業的快速發展,公司的規模也不斷增長,08年我記憶中最深刻的是,我職業生涯第一次獨立負責并完成了一個行政項目工作,那就是新辦公室的選址、裝修及搬家,那時的我并沒有想到以后平均2年搬家一次將成為我工作的常態;在場多數從事行政工作的同仁應該都歷經過辦公室搬遷的項目工作,從需求調研、選址、方案制定、預算審批、招標、供應商管理、驗收結算、到最終安排整體員工搬遷完畢,這個項目工作對于當時的我來說仿佛是行政職業生涯的一個階段考試,行政工作需要的各種能力都在這個項目里應用到了,而在項目完成后的那種成就感對于我來說也是職業生涯中的深刻記憶,經過那次考試,我發現之后的行政工作也更游刃有余得心應手;之后隨著公司的不斷壯大,幾乎每2年就要搬家一次,項目面積也越來越大,但第一次裝修的那棟2千多平米的小樓對我來說有著格外不同的意義,也永遠留在我的記憶深處;

2015年,原騰訊文學和原盛大文學整合,成立了閱文集團,如何將兩套行政班子整合在一起,如何綜合兩家的行政管理制度,打造一套適用于閱文集團的行政管理制度和流程,對于我而言是個全新的挑戰,從硬件調整來說,調度安排兩個團隊人員和物資的搬遷,規劃辦公室格局的同時要考慮如何打破各個團隊間的壁壘,要在辦公室空間上幫助團隊盡快整合;從軟件調整來說,需要梳理雙方的行政工作流程,綜合雙方的辦公模式,從而制定出合適的行政管理制度,行政流程的順暢是公司日常辦公順暢的基礎,也是幫助兩個團隊人員盡快磨合成一個團隊的保障。舉其中一項事例吧,差旅服務,員工的差旅出行是行政下屬比較重要的職能,閱文成立后,行政團隊中設立專門的差旅專員,員工差旅出行可通過統一的差旅專員進行行程預定服務,同時在差旅模塊中綜合對兩家原有的供應商在“費用、客戶服務、服務內容覆蓋度、報表專業度等”多個維度進行比較,選擇保留更有優勢的供應商,為公司節約成本的同時,提高員工的差旅體驗;同時我們至今仍在根據閱文不斷發展的業務情況,優化內部差旅流程,使員工的差旅出行更便捷。

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2017年11月,閱文集團在香港成功上市了,所以兩個月后的閱文集團18年新春年會又有了不同的紀念意義。行政部作為每年公司年會的承辦人,亦是責任重大,18年的新春年會,閱文年會選址上海世博展覽館,規模為歷年之最,秉持傳統,我們依舊選擇全部的節目由員工自行排演,同時組織安排了一場鼓舞人心的boss秀,閱文的全體高層歷時1個多月的培訓,在臺上敲的一手好鼓,也給所有的閱文人留下深刻印象。年會活動組織是行政職能中很重要的環節,其實閱文每一年的年會人均預算都是恒定不變的,如何再既定的預算中,每年都有所突破,有所創新,是給到行政部的課題;我們在對年會場地進行選址的時候,就開始對每一筆經費進行詳細的規劃,選擇展覽館的共享舞臺既能保證節目效果又能減免搭建的費用、提早規劃利用雙十一的物資采購能花足每一分錢來提高員工的中獎率、建立了節目評選機制,提高了各部門參與的熱情,任何一場活動的細節千千萬都離不開行政人的付出和努力。

其實從業行政一路走來,遇到的事務太多太多,“后勤保障、裝修搬遷、流程制度、文化活動”這4項只是行政工作中部分工作縮影,還有更多瑣碎的事務,想必在座各位行政人心中也有所共鳴。在這些日常的事務中,我總結了一些心得體會想與大家分享。

初入行政行業,行政就是工作,是為公司提供后勤保障的服務,要做好日常辦公環境的各項保障工作;

后來隨著年齡的增長和工作經驗的積累,行政與我而言是一份職業,公司其他部門的所有同事都是行政的客戶,他們面對外部客戶提供服務,而我們面對所有同事提供服務,客戶即為上帝,服務意識和理念應當深入行政人心;

現在,行政與我是愛好,我每天都在做自己喜歡的事務,同時我在努力把日常行政事務中的各種不美好變成一件美好的事務,公司是家,同事是家人,如何建設維護好家園,如何愛護家人,只有發自內心,才會更加用心——而真誠是行政提供日常各種保障、活動的基礎。

在這樣的意識關注下,我們找尋合適的供應商為員工提供免費的理發和肩頸按摩,利用公司的健身房定期開展瑜伽健身課程,定期安排培訓諸如安全急救知識、消防知識、交通安全知識等課程講座,同時鑒于互聯網職業病的特點,我們自行錄制了肩頸操的教學視頻和音頻,在每天上午10點半和下午的3點半利用辦公區域的廣播系統進行播放,希望員工能關注自身的頸椎健康。

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行政部作為公司的成本中心,如何通過簡單的小舉措,為公司節約資源、節能環保,是一個重要的課題;如圖所示,這是一張我們公司的紙張領用發展史,最初的時候,公司所有A4紙是由行政安排放在打印機邊上的,隨時提供領用,但是發現浪費紙張的情況比較嚴重,員工也很難有意識避免錯打或者浪費的情況,之后我們改為各部門拍接口人統一進行領用登記,培養部門節約用紙的意識,這個舉措讓紙張的領用節約了1成多,但是帶來了便捷性的缺失;現在行政部又把A4紙放置回了打印機邊,但是我們在打印機上裝備了工牌識別,每位員工能通過刷工卡按需打印,基本杜絕了錯打錯拿,提高了員工的使用便捷性,也同時節能環保;這只是現代信息化辦公的一個小舉措,隨著整個辦公系統的不斷升級,我們行政工作也當與時俱進,變得更加智能且節能;

大家都知道大部分時候行政工作很是默默無聞的,行政的后勤保障是默默發力的,我們沒有很多成果數據來證明我們的工作績效,因為如果辦公室一切正常不發生問題,說明行政的工作是到位的,往往這個時候,同事們是想不到行政的,只有當空調壞了、會議室沒有白板筆了,頭頂的燈不亮了,當這些問題發生時,才會想到行政,而當這些發生時,往往是給行政扣分的時候;在閱文會有一位行政同事,每天上班第一件事是巡樓一遍,檢查這些隱患,工作的細節決定了工作的品質,我們希望在同事們發現問題前,自查發現各種行政缺失,減少扣分項,提高員工的日常感受。

其實行政工作不應該是默默無聞的,行政的聲音應該讓公司所有同事聽到,知道我們在做什么,并積極的參與到行政組織的各項活動中來,所以從去年開始,閱文行政通過微信公眾號,經常向公司的小伙伴進行推送,推送內容包含“事項通知、日常關懷、活動宣傳”這三大主題,希望能讓行政與大家更貼近。

去年閱文行政組織過一項覆蓋全司包括上海、北京、蘇州、武漢四處辦公地點的活動,活動的主題是“點滴溫暖閱在其中”,由行政部號召,組織收集大家的舊衣物,捐助給偏遠貧困山區的人們,并做好后續的跟蹤和反饋,這個活動在公司內外,都獲得了十分良好的口碑;行政就是需要將企業的文化推行于每個員工的心間,增強凝聚力,增強歸屬感;行政的文明程度從一定程度上代表了企業的文明程度,現在越來越多的人就職也會考慮企業的行政素質。

“以人為本,服務至上,真誠用心,靜待花開”這是我作為一個行政人的處事原則,在此愿與大家共勉!

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